Desafios na Gestão de TI: como lidar com a sobrecarga de trabalho

Vamos direto ao ponto: a gestão de TI enfrenta uma transição profunda. Até bem pouco tempo, o grande enfoque nessa função era assegurar a qualidade da manutenção de uma infraestrutura de TI sólida para a empresa. Mas hoje o paradigma é completamente diferente: os profissionais e gerentes de TI se tornaram autênticos desbravadores de novidades tecnológicas que “jogam nas onze”. As necessidades diárias implicam procurar, incessantemente, soluções mais alinhadas com os objetivos da empresa, tecnologias que atendam aos demais setores e que se integrem com os sistemas internos.

O avanço tecnológico criou um ritmo constante de mudança e adaptação a novos papéis e responsabilidades aos profissionais de gestão de TI.

Colecionar diplomas e conhecimentos técnicos, apenas, não é mais um fator diferenciador do gestor de TI, agora seu grande desafio é desenvolver competências que permitam criar valor para o negócio. Enfrentar o uso de dispositivos e aplicativos pessoais no trabalho e lidar com o desafio de trabalhar com diversas soluções diferentes são algumas das competências primordiais que o novo profissional de TI precisa desenvolver.

Problemas comuns que impactam a produtividade

Novas funções agregadas à antiga rotina padrão

Por causa da computação em nuvem, soluções mobile etc. o profissional deixou o posto de gestor de equipes especializado, para alguém que intermedeia relacionamento com diversos fornecedores, muitas vezes responsável por cotar preços e até negociar descontos. Agora ele é a pessoa que busca opiniões de outros gestores para encontrar soluções e inovações para os problemas enfrentados, atua focando a redução de custos e buscando soluções tecnológicas para as demandas da empresa, pensando agora em âmbitos técnicos e financeiros (se o orçamento de TI comporta essa solução), além, claro, de manter a infraestrutura e os sistemas funcionando e garantir agilidade nas respostas às solicitações.

Novas preocupações por causa das novas tecnologias

Se por um lado devemos agradecer às novas tecnologias que levaram os sistemas das empresas para o “bolso” e para a “casa” dos colaboradores (com novos dispositivos e soluções mobile), por outro o estado de alerta precisou ser redobrado. Isso porque cada novo recurso é uma potencial ameaça à segurança das informações que agora estão cada vez mais compartilhadas e acessíveis de locais e dispositivos diferentes. O gestor de TI em muitos dos casos ainda luta para ter voz de comando, pois mesmo estando atualizado, as soluções de segurança são raras ou idealmente inexistentes para soluções que se atualizam a cada dia.

Excesso de facilidade e autonomia acarretam desafios de colaboração, gestão e segurança

As diversas aplicações disponíveis hoje, tais como as de gestão financeira, de clientes e vendas, de documentos e pastas, mensageiros corporativos são cada vez mais facilmente acessíveis a partir de diversos dispositivos (às vezes pessoais) e locais (às vezes de casa). O acesso a todas essas novas facilidades tecnológicas trouxeram ao gestor de TI grandes desafios.

Como garantir que estes dados, em tantos aplicativos, dispositivos e localidades estejam sob o domínio da empresa, acessíveis por seus colegas de trabalho e gestores, e ao mesmo tempo seguros de incidentes com vírus ou ataques de sequestro de dados (Ransomware), aplicativos que por vezes são escolhidos de forma aleatória e sem critério pelo colaborador - por que ele considera mais simples de usar, ao invés da solução oficial adotada pela empresa (Shadow IT)?

Como garantir que documentos e informações valiosas trocadas com fornecedores e clientes não irão se perder com uma eventual saída do funcionário, ou mesmo por descuido em seus dispositivos e "soluções pessoais". Esse é apenas um exemplo do tamanho da responsabilidade de um gestor de TI hoje em dia.

Como é que os profissionais de TI estão encarando esse novo cenário?

Várias dificuldades estão surgindo e existem dúvidas sobre as competências adequadas para fazer a diferença num mercado tão competitivo.

Na realidade, os profissionais se sentem confusos quanto ao seu real papel e não estão conseguindo balancear o que visam como sendo estratégico em TI para a empresa versus o que a direção espera que ele faça. Não existe tempo suficiente para fazer todas as coisas.

Então, fica claro que o mesmo especialista não precisa abraçar todas as responsabilidades sozinho.

Uma divisão de responsabilidade pouco equilibrada poderá estar na origem da sobrecarga de trabalho na gestão de TI.

Vale a pena explicar que possuir múltiplas habilidades não significa que o gestor precisa se envolver profundamente nas atribuições da equipe. Dividir as tarefas garante uma performance muito mais alinhada com a que o mercado espera e demanda.

Como garantir um posicionamento assertivo e destacado diante de um cenário de trabalho sobrecarregado?

Como sabemos, a teoria nem sempre funciona na prática. O universo de quem está trabalhando todos os dias dentro de uma empresa, cercado de tarefas e submetido a uma cultura que, em geral, não costuma ajudar quando o assunto é dividir tarefas, reorganizar, terceirizar. É importante entender o que (de fato) pode ser feito, no curto prazo, para tirar o “piano” das costas do gestor de TI e ainda colocá-lo sob os holofotes da direção.

Mantenha-se atualizado para todas as soluções disponíveis no mercado

Uma atitude simples pode ajudar na sua rotina de trabalho: desenvolva e tenha sempre à mão uma planilha organizada com as principais soluções de que a empresa precisa.

A ideia aqui é criar um documento onde se possa registrar, detalhar e comparar o que há de melhor e mais atual no mercado para atender as necessidades tecnológicas dos demais setores.

Você pode usar o modelo que achar melhor, mas uma dica é dividir a planilha em seções como:

• infraestrutura, segurança, aplicativos, redundância, etc.,

• investimentos financeiros necessários (onde você deve anotar a cotação de no mínimo 2 fornecedores)

• data ideal de aquisição (considerando no mínimo trimestres e no máximo 2 anos)

Tenha em registro sempre à vista e atualize-o com frequência. Isso vai ajudar você a se manter atento sobre as novidades e ainda prestar um bom serviço de acompanhamento de necessidade para sua empresa.

IMPORTANTE: para que o trabalho pesado não fique só com você, talvez seja interessante cercar-se de pessoas (membros de sua equipe, outros gestores e fornecedores parceiros) de sua confiança e trocar informações com eles. Os dados e sugestões que eles possam te fornecer devem entrar na planilha ampliando o leque de opções. Essa troca também é interessante porque quanto mais você adquirir embasamento técnico para uma boa tomada de decisão, melhor.

Determinar e dividir responsabilidades que estão sob o guarda-chuva da gestão de TI

Ao passar dos últimos anos, a gestão de TI acabou absorvendo demandas que antes eram de outras áreas, ou não existiam, como a gestão dos planos de telefonia fixa, celular, sistemas de vigilância, demandas tecnológicas dos diversos setores da empresa, gestão de dispositivos e aplicações pessoais, etc. Além dessa parte operacional, também absorveram responsabilidades de outras áreas como cotar e comparar preços, e em determinadas ocasiões até barganhar descontos.

Segundo nossa experiência, todas as empresas ao atingir certa maturidade (inclusive as que possuem atividade fim de tecnologia e/ou que possuem um bom corpo técnico), veem a terceirização tecnológica como uma grande aliada para equilibrar o bom atendimento aos clientes internos e garantir uma boa qualidade de vida, sem sobrecargas.

Isso porque com o crescimento da empresa, dificilmente uma equipe interna sozinha vai conseguir fazer tudo o que é necessário tal como:

• criar um datacenter local,

• ter uma estrutura de armazenamento de dados redundante distante fisicamente da base original, gerenciar a estrutura de telefonia fixa e móvel,

• gerenciar os links de internet e balanceamentos,

• ser especialista em todas as soluções contratadas,

• combater a Shadow IT,

• decidir o que vai para nuvem ou fica,

• atender os tickets internos,

• manter toda a infraestrutura rodando “redonda” e ainda planeja o futuro tecnológico da empresa.

Com a atual dependência tecnológica, uma gestão de TI moderna ideal parece precisar focar em ser uma excelente gestora de parceiros tecnológicos terceirizados, conciliando com o pessoal interno (que varia de 1 pessoa a dezenas) e com fornecedores de confiança para garantir um bom dia a dia e um norte tecnológico para a empresa.

Se posicionar contra soluções inferiores ao nível da empresa e contra o descaso em relação aos investimentos necessários

Duas posturas extremamente importantes de se assumir são: o discurso e posicionamento alinhados em comunicar que boas soluções têm seu valor e, consequentemente, um investimento proporcional.

Um gestor de TI atento deve se posicionar contra soluções tecnológicas inferiores ao nível da empresa ou que são pedidas como "temporárias" e acabam se tornando soluções oficiais. Naturalmente pode ser que a única opção em determinado momento seja ceder a soluções indesejadas, mas seu posicionamento deve deixar claro que ceder e cooperar é diferente de apoiar (ou assinar embaixo). Até porque você precisa entender que: a visão que você defende é diretamente proporcional à visão que os outros terão de você.

Redes sem fio ou telefonia IP, por exemplo, não podem mais ser tratadas como "é só essa localidade" ou “é temporário”. A demanda por essas tecnologias só tende a aumentar, então é importante investir em uma boa solução que durará anos e servirá dezenas de colaboradores. Lembre-se que seja qual for a solução adotada seu nome estará atrelado a ela, seja ela boa ou ruim.

Atividades com pouco valor agregado ao setor e gestor de tecnologia (que variam dependendo da atividade fim da empresa) podem ser terceirizadas para que seu foco e de sua equipe se mantenha no que gera mais valor para a empresa, enquanto se mantém responsáveis pela boa gestão dos recursos terceiros.

Pode ser que nos primeiros anos de negócio seja conveniente economizar um pouco em tecnologia, mas com o passar do tempo o gestor deve se posicionar duramente para que o setor cresça em importância e profissionalismo junto com a empresa. Se isso não acontecer, você pode correr sérios riscos de sobrecarga e até de perder sua posição. Por mais arriscado que essa colocação possa parecer para a segurança do cargo, é justamente essa postura que (com bom senso e tato) trará credibilidade, segurança e ascensão ao setor e a sua posição de liderança.

Como você acha que a sua empresa pode superar os desafios de uma gestão de TI sobrecarregada? Já pensou ou usa terceirização como uma solução para diminuir a sobrecarga e alcançar mais resultados? Conte um pouco da sua experiência e se tiver alguma dúvida deixe também o seu comentário!